Funcionário Virtual: um colega de IA que conhece a sua empresa
O Funcionário Virtual é a tecnologia da ValIA que põe um colega de inteligência artificial a trabalhar dentro da empresa. Tem acesso aos documentos, ao ERP, ao CRM e ao e-mail, com as mesmas regras de um colaborador; executa processos do princípio ao fim, prepara relatórios e responde a quem precisa, no canal que cada pessoa já usa.
O que fazemos
Conhece a empresa
Ligado aos documentos, ao ERP, ao CRM, ao e-mail e às pastas partilhadas, responde com base na informação da própria empresa e indica de onde a tirou.
Executa processos
Regista encomendas, lança faturas, atualiza fichas de clientes, marca reuniões e faz o seguimento de pendentes, nos sistemas que a empresa já usa.
Cria relatórios
Relatórios de vendas, tesouraria, operação ou atividade preparados a pedido ou a horas certas, com gráficos e comentário, e enviados a quem precisa.
Fala em vários canais
E-mail, Microsoft Teams, Slack, WhatsApp, Telegram ou o chat da intranet. Cada pessoa fala com ele onde já trabalha, e a conversa continua de um canal para outro.
Trabalha com regras
Acessos definidos por função, como os de um colaborador. Cada pessoa só obtém a informação que já podia ver, e as ações sensíveis pedem aprovação humana.
Fica tudo registado
Cada pedido, resposta e ação fica registado para auditoria, com indicadores de tarefas concluídas e de tempo poupado.
Faz sentido para a sua empresa se…
- A equipa perde horas a procurar informação espalhada por pastas, e-mails, folhas de Excel e pelo ERP.
- As mesmas perguntas internas, como o stock de um artigo, o estado de uma encomenda ou o saldo de um cliente, chegam todos os dias às mesmas pessoas.
- Os relatórios semanais e mensais são montados à mão e chegam tarde a quem decide.
- Há tarefas administrativas repetitivas que atrasam o trabalho com mais valor.
- A empresa quer crescer sem aumentar a equipa na mesma proporção.
Exemplos de aplicação
Resumo semanal para a direção
Todas as segundas-feiras de manhã, as vendas, as cobranças e as encomendas em atraso da semana anterior chegam por e-mail e Teams, e o funcionário virtual responde às perguntas de seguimento.
Apoio interno às equipas
«Que stock temos desta referência?» ou «Em que fase está a encomenda deste cliente?» respondidas em segundos pelo WhatsApp ou pelo Teams, a partir do ERP.
Back-office financeiro
Recebe as faturas de fornecedores por e-mail, confere-as com as encomendas, lança-as no ERP e prepara a lista de pagamentos para aprovação.
Apoio à equipa comercial
Prepara propostas a partir dos modelos e da tabela de preços, regista as oportunidades no CRM e lembra os comerciais dos seguimentos em atraso.
Para cada dimensão de empresa
Pequenas empresas
1 a 49 pessoas
Um funcionário virtual que trata do trabalho administrativo, como e-mails, faturas, agenda e relatórios, e responde à equipa pelo WhatsApp ou por e-mail. Começa por um ou dois processos e ganha novas tarefas com o tempo.
Médias empresas
50 a 249 pessoas
Um funcionário virtual por área, como financeiro, comercial ou operações, ligado ao ERP, ao CRM e ao Microsoft 365, com os acessos e as permissões de cada departamento.
Grandes empresas e setor público
250 ou mais pessoas
Uma equipa de funcionários virtuais com governação central, gestão de acessos, registos de auditoria, integração com SAP e sistemas próprios e indicadores de produtividade por área.
Como trabalhamos
O mesmo método em todos os projetos: começar pequeno, medir e só depois escalar.
1Diagnóstico
1 a 2 semanas
Conversamos com as equipas, analisamos processos e dados e entregamos uma lista priorizada de oportunidades, com estimativa de retorno.
2Piloto
3 a 6 semanas
Construímos uma primeira versão num processo real, com utilizadores reais, e medimos o impacto antes de investir mais.
3Implementação
Conforme as integrações
Levamos a solução para produção: integrações, segurança, testes e formação das equipas.
4Acompanhamento
Contínuo
Monitorizamos resultados, ajustamos modelos e identificamos o próximo processo a melhorar.
Perguntas frequentes sobre funcionário Virtual
O que é um funcionário virtual?
É um agente de inteligência artificial que trabalha dentro da empresa como um colaborador. Tem acesso à informação de que precisa, executa tarefas nos sistemas da empresa e fala com a equipa pelos canais habituais. Ao contrário de um assistente genérico, conhece os processos, os produtos e as regras da sua empresa.
O funcionário virtual substitui pessoas?
O objetivo é tirar às pessoas o trabalho repetitivo, como copiar dados, procurar informação ou montar relatórios, para que se concentrem no que exige critério e relação com os clientes. As decisões importantes continuam a ser tomadas por uma pessoa.
Os dados da empresa ficam seguros?
O funcionário virtual só acede ao que lhe for autorizado, com as permissões de cada utilizador, e todas as ações ficam registadas. Os dados não servem para treinar modelos de terceiros e ficam alojados na União Europeia.
Em que canais funciona?
E-mail, Microsoft Teams, Slack, WhatsApp, Telegram e o chat da intranet ou do site. Escolhemos os canais que a sua equipa já usa, e a mesma conversa pode continuar de um canal para outro.
Quanto tempo demora a pôr um funcionário virtual a trabalhar?
Os primeiros processos ficam a funcionar em poucas semanas. Depois, o funcionário virtual ganha novas tarefas à medida que a equipa ganha confiança nele.
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